Mailroom

Le projet de salle de courrier numérique (ou mailroom) a été lancé en vue de numériser le processus de la correspondance entrante et sortante. L’idée était que le personnel reçoive numériquement sa correspondance papier par le biais de scannages, ce qui a permis de ne plus devoir se rendre aux casiers physiques au secrétariat. Ce projet était également une première étape vers la numérisation de tous les processus administratifs.

Le projet a été lancé dans la seconde moitié de l’année 2019 et il a été décidé d’utiliser les programmes Office 365 SharePoint et Automate pour mettre en œuvre le numérisation. A un moment donné, l’échéance a été fixée à la mi-février 2020, ce qui s’est avéré après-coup un excellent timing. En effet, avec le début de la crise du coronavirus et le télétravail obligatoire qui en a résulté fin mars, la possibilité pour le personnel de recevoir son courrier directement par voie numérique a constitué une énorme avancée.

Entre-temps, le processus sur la mailroom a été évalué en détail par les utilisateurs. Il en est ressorti que le système implémenté n’était pas très convivial pour l’utilisateur, c’est pourquoi l’on travaille actuellement à l’implémentation d’une app qui réaliserait les processus de la mailroom dans une interface simple et intuitive. L’app est réalisée avec le programme Office 365 PowerApps.