Archivering
De verhuis van de Abdij Ter Kameren naar de Koninklijke…
We zetten 2020 voor u op de kaart
Digitale mailroom
Het project digitale postkamer of mailroom werd opgezet met als doel het proces rond de inkomende en uitgaande briefwisseling te digitaliseren. Dit zou het personeel toelaten om hun papieren post via scans digitaal te ontvangen, waardoor men niet meer naar de fysieke vakjes in het secretariaat moest gaan. Dit project zou ook een eerste stap zijn richting digitalisering van alle administratieve processen.
Het project werd in de tweede helft van 2019 opgestart en er werd besloten om de Office 365 programma’s SharePoint en Automate te gebruiken om de digitalisering uit te werken. Na verloop van tijd werd de deadline op midden februari 2020 gezet, wat achteraf gezien uitstekende timing bleek te zijn. Met de coronacrisis die uitbrak en het daarop volgende verplichte thuiswerk eind maart was het meteen een enorme winst dat het personeel haar post thuis kon ontvangen via de digitale weg.
Het proces rond de mailroom werd ondertussen grondig geëvalueerd door de gebruikers. De gebruiksvriendelijkheid bleek toch enigszins een drempel te zijn, waardoor momenteel gewerkt wordt aan een app die de processen van de mailroom kan uitvoeren met een eenvoudige en intuïtieve user interface. De app wordt gemaakt met het Office 365 programma PowerApps.
Gerelateerde artikelen
