Een dubbele uitdaging voor ICT

Het NGI heeft zijn digitale transformatie al jaren geleden ingezet. Eerst zijn we overgestapt op een nieuwe informatica-infrastructuur die gebaseerd is op een « risk management » aanpak. Dat wil zeggen dat de centrale informatica-infrastructuur van het NGI zo ontworpen is dat hij onafhankelijk is van de werkplek. Door deze infrastructuur te installeren in redundante datacenters hebben we verhuizing in grote lijnen kunnen beperken tot een verhuizing van de aansluitingen van de ter Kamerenabdij naar onze nieuwe maatschappelijke zetel.

Om het NGI te verbinden met zijn datacenters moesten we eerst onderzoeken wat er beschikbaar was aan telecommunicatiemiddelen en daarna volledig onafhankelijke glasvezelkanalen aanleggen van onze kantoren tot aan de eindpunten van de kabels in de datacenters. Het NGI heeft hiervoor samenwerkt met Belnet, de operator voor onderzoek, onderwijs en overheid. We hebben hiervoor ingrijpende werken moeten uitvoeren in de wijk.

Daarna hebben we gekeken welke basisinformatica er al aanwezig was en die dan verbeterd (installatie van een nieuw kernnetwerk, vernieuwing van de bekabeling en van de bekabeling en de wifi), net als de beveiliging (elektrische noodvoeding en videotoezicht) en het werkcomfort (multifunctionele printers, bureaus met docking stations, vergaderzalen met mogelijkheid tot videoconferencing, directiekantoor met digitale flipchart…)

Onze Algemene Directie had naar aanleiding van deze verhuizing een ambitieuze keuze gemaakt : investeren in moderner en meer up-to-date materieel. Veel installaties waren immers verouderd en het was echt wel nodig. Onze teams van ICT en Logisitiek hebben dus al het ICT-materieel dat op de site achterbleef  moeten selecteren, declasseren en dan verkopen via de FOD Financiën. Hierbij hebben ze bijzondere aandacht besteed aan het milieu, door zoveel mogelijk in te zetten op recyclage, en aan de vertrouwelijkheid, door alle papieren en digitale documenten op een beveiligde manier te laten vernietigen wanneer ze vertrouwelijke informatie bevatten.

Met enige pijn in het hart hebben beide teams dan de nodige informatie bezorgd zodat de nieuwe bewoners zich vlot in de abdij konden installeren.

De geleidelijke overstap van het personeel naar mobiele werkstations, die al begon in 2018, maakte het mogelijk zonder al te veel problemen over te stappen op telewerk. Hier en daar deed onze logistieke dienst nog een opmerkelijke extra inspanning (tweede scherm, bureaustoel…) zodat ook wie nog nooit thuis gewerkt had vlot kon overschakelen.

In het kader van de verhuizing heeft het NGI ook resoluut gekozen voor een nieuwe aanpak van de telefonie. Vaarwel fysieke telefoon, hier zijn Office 365 en Teams. In maart 2020 hadden de medewerkers al kennisgemaakt met deze nieuwe, veelbelovende tools : onlinevergaderingen, videoconferenties, documenten delen, virtuele teams… Kortom, alles om de lockdown zo goed mogelijk te laten verlopen was er in feite al. Dankzij deze inspanningen kunnen de NGI-medewerkers alle dagen telewerken en zo hun steentje bijdragen aan de gezamenlijke inspanning om de verspreiding van COVID-19 tegen te gaan.

Door deze plotse en onvoorspelbare pandemie wordt onze Algemene Directie beloond voor haar gedurfde keuzes van de laatste jaren.