Privacy Policy

Privacyverklaring

In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:

• “NGI” of “wij”: Het Nationaal Geografisch Instituut, gevestigd in Kortenberglaan 115 te 1000 Brussel, die de aanbieder is van deze website, diensten en producten. Het NGI is eveneens de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring ;
• “Gebruiker” of “u”: Iedere natuurlijke persoon, rechtspersoon of overheidsinstelling die gebruik maakt van deze website, de aangeboden diensten en of producten;
• “Persoonsgegevens”: Gegevens die op u als natuurlijke persoon betrekking hebben en die u aan het NGI meedeelt of die wij verkrijgen doordat u gebruik maakt van deze website, de aangeboden diensten en of producten ;
• “Verwerken”: Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals b.v. het verzamelen, structureren, bewaren, raadplegen, bijwerken, gebruiken, combineren, wissen of vernietigen van persoonsgegevens ;
• “Cookie”: Kleine tekstbestanden die deze website op uw computer of mobiel toestel opslaat op het moment dat u deze website bezoekt.

De bescherming van uw persoonlijke levenssfeer is voor het NGI van belang. Via deze privacyverklaring wensen wij u, bij het gebruik van deze website met inbegrip van de aangeboden diensten en of producten, te informeren over o.a. :

• de persoonsgegevens die wij van u verwerken ;
• de verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond waarom wij uw persoonsgegevens verwerken ;
• de rechten en de wijze waarop u uw rechten als gebruiker kan uitoefenen ;
• de maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Het beheer van uw persoonsgegevens verloopt overeenkomstig de geldende regelgeving (zoals voorzien in de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens). Het NGI past deze handelswijze toe op zowel geïnformatiseerde als manuele gegevensverwerking.

U wordt verzocht deze privacyverklaring zorgvuldig door te lezen en de inhoud te aanvaarden vooraleer u gebruik maakt van deze website en u persoonsgegevens aan het NGI doorgeeft.

Toekomstige aanpassingen van deze privacyverklaring kunnen niet worden uitgesloten. Het NGI behoudt zich bijgevolg het recht voor om deze privacyverklaring ten allen tijde te kunnen aanpassen, mits u hiervan op te hoogte wordt gesteld via deze website.

Bent u minderjarig (jonger dan 16 jaar) ?

Indien u jonger bent dan 16 jaar moedigen wij u aan, vooraleer u persoonsgegevens aan het NGI meedeelt bij het bezoek van deze website en of bij het bezoek aan onze kantoren, om :

• deze privacyverklaring samen met uw ouders of wettelijke vertegenwoordiger aandachtig te lezen ;
• de toestemming van uw ouders of wettelijke vertegenwoordiger te vragen voor uw (online) activiteiten.

Wij vragen aan uw ouders en wettelijke vertegenwoordigers om :

• betrokken te zijn bij de (online) activiteiten ;
• expliciete toestemming te geven bij het bezorgen van persoonsgegevens aan het NGI ;
• expliciete toestemming te geven bij de aankoop van de aangeboden diensten en of producten.

Persoonsgegevens die het NGI van u verwerkt

Tijdens het gebruik van deze website, de aankoop van diensten en of producten kan u bepaalde gegevens bij ons achterlaten. Dit kunnen persoonsgegevens zijn.

Afhankelijk van de diensten en functionaliteiten die u op deze website en of in onze kantoren gebruikt, kunnen wij onder andere de volgende categorieën van persoonsgegevens van u verwerken, zoals :

• Uw contactgegevens en andere belangrijke info :
  • Naam en voornaam ;
  • Adresgegevens ;
  • Telefoonnummer ;
  • E-mailadres ;
  • IP-adres en cookies ;
  • KBO-nummer, indien van toepassing ;
  • Bedrijfsgegevens zoals het aantal werknemers en de jaaromzet, ingeval u CartoWeb voor commerciële redenen hergebruikt ;
  • Identiteitskaartnummer;
  • Transportmiddel;

• Beelden genomen door de bewakingscamera op de site van het NGI ;

• Andere gegevens die u aan het NGI meedeelt ;

Wij hebben niet de intentie om :

• andere en of bijzondere en of gevoelige persoonsgegevens te verwerken ;
• geautomatiseerde besluitvorming waaronder profilering toe te passen.

Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond waarom het NGI uw persoonsgegevens verwerkt

In het kader van de uitvoering van onze wettelijke bevoegdheden van algemeen belang, verwerkt het NGI uw persoonsgegevens slechts voor de realisatie van een of meer van de volgende doeleinden (afhankelijk van de diensten of functionaliteiten die u op deze website en of in onze kantoren gebruikt).

• Uw contactgegevens en andere gegevens die u aan het NGI meedeelt worden verwerkt met het oog op :
  • het beheer van de klantenadministratie, het beantwoorden van uw vraag, het verwerken van uw bestelling, het kunnen leveren van onze diensten en of producten, in voorkomend geval de uitvoering van een overeenkomst waarbij u betrokken partij bent of het factureren van de aangekochte diensten en of producten ;
  • u de mogelijkheid te bieden onze diensten en of producten te gebruiken en of aan te kopen ;
  • het behandelen van uw vraag of klacht ;
  • het communiceren met u (via e-mail, post of telefonisch) ;
  • u te informeren over wijzigingen van onze website, over de promotie en vernieuwing van onze diensten en of producten, het verzenden van onze nieuwsbrief, het trekken van een winnaar bij wedstrijden waaraan u heeft deelgenomen ;
  • het verbeteren van onze website en dienstverlening ;
  • het respecteren van de wettelijke en reglementaire verplichtingen waaraan wij zijn onderworpen ;
  • het vervullen van onze opdrachten van algemeen belang, zoals die ons werden toevertrouwd door de Wet van 8 juni 1976 tot oprichting van het NGI ;

• De beelden genomen door de bewakingscamera op de site van het NGI worden verwerkt met het oog op :
  • het voorkomen, vaststellen en opsporen van misdrijven tegen personen of goederen ;
  • het voorkomen, vaststellen en opsporen van overlast in de zin van artikel 135 van de nieuwe gemeentewet, het controleren van de naleving van de gemeentelijke reglementen of het handhaven van de openbare orde ;

• Wanneer u het gebouw betreedt vragen wij aan bezoekers zich te identificeren met e-ID waarbij er een aantal van de voordien besproken gegevens worden gebruikt. Hiervoor beroepen wij ons op het gerechtvaardigd belang voor de volgende doeleinden :
  • Het verzekeren van de (informatie)veiligheid, brandveiligheid ;
  • Het beheer van de administratie en goede werking van onze organisatie, waaronder het correct identificeren van de persoon aldoende de validiteit van de afspraak te confirmeren;
  • Het aanmaken van een bezoekersbadge om toegang tot het gebouw te bekomen ;
  • Wij vragen uw keuze van transportmiddel in het kader van statistische gegevens rond mobiliteit voor de stad Brussel. Deze data is geanonimiseerd en valt onder de rechtsgrond van het wetenschappelijk onderzoek ;

Rechten en wijze waarop u uw rechten als gebruiker kan uitoefenen

Rechten

Overeenkomstig artikel 7.3 en artikel 12 tot en met 22 van de vermelde Verordening (EU) 2016/679 heeft u, na schriftelijk verzoek zoals hierna vermeld, het recht om :

• uw toestemming tot gegevensverwerking ten allen tijde in te trekken. Het intrekken van uw toestemming laat evenwel de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming voor de intrekking daarvan onverlet ;

• inzage te verkrijgen tot uw persoonsgegevens of daarvan een kopie te verkrijgen ;

• uw onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of uw onvolledige persoonsgegevens te laten vervolledigen, door ons een verbetering en of aanvulling van uw persoonsgegevens te verstrekken samen met uw verzoek ;

• uw persoonsgegevens te laten wissen[1] ;

• de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen[2] ;

• de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens te verkrijgen, zodat uw persoonsgegevens naar u of naar een door u genoemde organisatie worden doorgezonden[3] ;

• bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bijvoorbeeld ten behoeve van direct marketing, door ons de met uw specifieke situatie verband houdende redenen te verstrekken samen met uw verzoek [4] ;

Uitoefeningswijze

Om deze vermelde rechten te kunnen uit oefenen, vragen wij u een schriftelijk verzoek in te dienen bij het NGI door ons een gedateerde en ondertekend brief te sturen naar het hierboven vermelde adres ter attentie van het Informatieveiligheidscomité of door een e-mail te sturen naar privacy@ngi.be.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek effectief door de juiste persoon wordt ingediend, vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, geboorteplaats- en datum, geslacht, nationaliteit, kaartnummer, handtekening en rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

Na ontvangst van uw verzoek reageren wij zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Van dergelijke verlenging wordt u in kennis gesteld.

De uitoefening van de vermelde rechten geschiedt kosteloos. Toch behouden wij ons het recht voor om u een redelijke vergoeding aan te rekenen voor de administratieve kosten die gepaard kunnen gaan aan het verstrekken van de door u gevraagde informatie of het treffen van de door u gevraagde maatregelen.

Naast de hierboven vermelde rechten, heeft u overeenkomstig artikel 77 tot en met 82 van de vermelde Verordening (EU) 2016/679 eveneens het recht om :

• een klacht in te dienen bij de Toezichthoudende autoriteit (de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)) wegens persoonsgegevensinbreuk. Dat kan via brief of e-mail, zoals voorzien in de volgende link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen;

• een voorziening in rechte in te dienen bij de gerechten tegen de Toezichthoudende autoriteit (de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)) wegens het niet behandelen van uw klacht of het niet in kennis stellen van de voortgang of het resultaat van uw ingediende klacht ;

• een voorziening in rechte in te dienen bij de gerechten tegen het NGI wegens persoonsgegevensinbreuk.

Maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen

Maatregelen die het NGI hanteert

Het NGI neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te kunnen beschermen en om een op risico afgestemd beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.

Zo worden er in dit kader onder andere de volgende maatregelen getroffen :

• de samenwerking met een door het NGI aangestelde functionaris voor gegevensbescherming, die ingeval van vragen of problemen kan worden gecontacteerd via email op het adres DPO@ngi.be ;

• het alleen toekennen van toegang tot bepaalde van u verkregen persoonsgegevens aan bepaalde personen die de persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie binnen het NGI. Het onderwerpen van die personen aan vertrouwelijkheidsverbintenissen ;

• het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten ;

• het op regelmatige tijdstippen testen, evalueren en bijsturen van de doeltreffendheid van onze veiligheidsmaatregelen ;

• het afdwingen van garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, ingeval van onderaanneming die in opdracht van het NGI persoonsgegevens verwerkt ;

• het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectenbeoordeling voorafgaand aan de verwerking van persoonsgegevens waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n) ;

• het melden van een inbreuk en andere belangrijke info aan de toezichthoudende autoriteit en in voorkomend geval aan de betrokkene(n), indien het een inbreuk in verband met persoonsgegevens betreft die een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n) ;

• het desgevraagd samenwerken met de toezichthoudende autoriteiten en het raadplegen van de toezichthoudende autoriteiten bij het vervullen van onze taken.

Maatregelen die het NGI van u verwacht

Hoewel het NGI alle mogelijke inspanningen doet om uw persoonsgegevens te beschermen, is een effectieve bescherming enkel mogelijk indien u zelf ook de nodige maatregelen neemt.

Wij vragen u bijgevolg om:

• aan het NGI volledige en accurate informatie te verstrekken ;

• de nodige zorg te dragen over de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens en eventuele gebruikersgegevens (zoals gebruikersnaam en paswoord). Deze zijn immers strikt persoonlijk en niet-overdraagbaar.

Bijkomende informatie

Categorie van ontvangers

Het NGI verwerkt de door u verkregen persoonsgegevens binnen zijn organisatie of eventueel binnen de organisatie van de door het NGI aangestelde verwerker(s). Dit betekent dat de persoonsgegevens worden verwerkt door personeelsleden van het NGI of eventueel door personeelsleden van de door het NGI aangestelde onderaannemer(s), die de persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor de uitvoering van hun functie binnen of voor het NGI en dit met het oog op de behartiging van uw vraag, de levering van de door u bestelde producten, de uitvoering van de door u gevraagde diensten of ter optimalisatie van onze dienstverlening.

De personeelsleden van het NGI, de aangestelde verwerker(s) en de personeelsleden van de door het NGI aangestelde verwerker(s) zijn geboden door vertrouwelijkheidsverbintenissen. De aangestelde verwerker(s) dien(t)en eveneens de geldende regelgeving te respecteren en de toepassing van passende, technische en organisatorische maatregelen te waarborgen.

Wij hebben niet de intentie om de persoonsgegevens door te geven aan een derde of een internationale organisatie. Het NGI behoudt zich evenwel het recht voor om persoonsgegevens door te geven aan een derde, wanneer dat vereist is om te voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting of in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek of voor de uitvoering van onze taken van algemeen belang zoals is bepaald in de Wet van 8 juni 1976 tot oprichting van het NGI.

Indien het NGI het voornemen heeft om bepaalde persoonsgegevens door te geven aan een derde, dan gebeurt dit slechts nadat u hieromtrent toelichting wordt gegeven.

Bewaringsperiode

Het NGI bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de vermelde doeleinden te realiseren.

Overeenkomstig de archiefwet, hanteert het NGI de volgende bewaartermijn voor de volgende categorieën van persoonsgegevens :

• Contactgegevens en andere belangrijke info die worden aangewend bij de behandeling van uw aankoop of bij de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent : 15 jaar, waarna de dossiers worden overgebracht naar het Rijksarchief ;

• Contactgegevens en andere belangrijke info die worden aangewend bij de behandeling van uw klacht : 10 jaar, waarna de dossiers worden overgebracht naar het Rijksarchief ;

• Beelden genomen door de bewakingscamera op de site van het NGI: 1 maand, waarna de gegevens worden vernietigd ;
• De contactgegevens die we verzamelen bij uw registratie met e-ID (naam, voornaam en identiteitskaartnummer) worden 1 maand bijgehouden;
• Uw keuze van transportmiddel wordt 2 jaar bijgehouden voor het statistisch onderzoek.

Gebruik van cookies

De cookies worden gebruikt om de functionaliteit en de gebruikservaring van deze website te optimaliseren.

De cookies worden niet aan derden door gegeven.

Overzicht van gebruikte cookies :

Op deze website kunnen verschillende soorten cookies worden gebruikt:

1. 1. Essentiële cookies

Essentiële cookies zijn cookies die noodzakelijk zijn om een website (beter) te laten functioneren, bijvoorbeeld cookies die de laadtijd van webpagina’s beheren.

1. 1. Functionele cookies

Functionele cookies verzamelen informatie over de keuzes en voorkeuren van de gebruiker en bieden, bijvoorbeeld de mogelijkheid om taalinstellingen te onthouden.

1. 1. Analytische of performance cookies

Analytische of performance cookies verzamelen informatie over het gedrag van gebruiker om de prestaties van de website in kwestie te meten en de gebruikservaring te verbeteren.

1. 1. Targeting of advertising cookies

Targeting of advertising cookies volgen het surfgedrag van de gebruiker op om klant- of gebruikersprofielen samen te stellen.

Die profielen worden meestal gebruikt om relevante en gepersonaliseerde advertenties te tonen die overeenkomen met de interesses van de bijhorende gebruikers.

Bovendien worden ze gebruikt om de doeltreffendheid van advertentiecampagnes te meten en om marktanalyses uit te voeren.

Specifiek overzicht :

Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende categorieën van cookies die gebruikt worden op de website van het NGI:

Cookies beheren

U kunt cookies steeds uitschakelen in uw browser-instellingen. Hieronder vindt u instructies voor:

• Mozilla Firefox
• Windows Internet Explorer
• Google Chrome
• Safari

Hou er rekening mee dat wanneer u cookies uitschakelt bepaalde grafische elementen misschien niet zullen verschijnen en dat de website minder goed zou kunnen werken.

Vragen en/of opmerkingen

Mocht u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebben, dan kan u steeds contact opnemen met het NGI via email op het adres: privacy@ngi.be.

[1] Wanneer een van de volgende gevallen van toepassing is: 1) u trekt uw toestemming in of 2) u maakt bezwaar tegen de verwerking of 3) de verwerking is onrechtmatig of 4) de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verwerkt of 5) er geldt een wettelijke / reglementaire verplichting om de persoonsgegevens te wissen. Voor zover de verwerking niet nodig is voor de nakoming van een wettelijke / reglementaire verplichting of voor de vervulling van onze taak van algemeen belang of voor de instelling en uitoefening van een rechtsvordering of met het oog op de archivering in het algemeen belang.

[2] Wanneer een van de volgende gevallen van toepassing is: 1) u betwist de juistheid van de persoonsgegevens of 2) u maakt bezwaar tegen de verwerking of 3) de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en u verzoekt in de plaats daarvan om een beperking van het gebruik of 4) het NGI heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft de persoonsgegevens nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

[3] Indien dit technisch mogelijk is en de verwerking berust op uw toestemming of op een overeenkomst waarbij u betrokken partij bent en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht. Voor zover de verwerking niet nodig is voor de vervulling van onze taak van algemeen belang.

[4] Voor zover het NGI geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan uw belangen of die verband houden met de instelling, uitoefening en onderbouwing van een rechtsvordering en de verwerking niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze taak van algemeen belang.